Im Griff der E-Mails oder E-Mails im Griff?

Gesicht ragt aus dem Wasser

Im Griff der E-Mails oder E-Mails im Griff?

293.6 Milliarden E-Mails werden 2019 verschickt – privat wie geschäftlich. Bis 2023 kommen schätzungsweise nochmals 50 Milliarden dazu. Dann werden 347.3 Milliarden digitale Nachrichten zwischen Mailboxen hin- und herflattern. 

Durchschnittlich erhält eine arbeitnehmende Person 126 E-Mails am Tag, bis zu 36 mal pro Stunde wird das Postfach gecheckt, 28% der Arbeitswoche geht für den E-Mail-Verkehr drauf. 70% der Nachrichten werden 6 Sekunden nach Erhalt geöffnet und es dauert bis zu 23 Minuten, um den Fokus zurück auf die unterbrochene Aufgabe zu lenken.

Die Mail-Flut kann zum Stress werden, es gibt mittlerweile sogar den Begriff «E-Mail Overload». Wer sich von der digitalen Post übermannt fühlt, tendiert eher zu einer Burnout-Erkrankung

In der Schweiz fühlt sich mehr als ein Viertel der erwachsenen Bevölkerung allgemein von der Arbeit gestresst. Dadurch entstehen für die Wirtschaft Kosten in der Höhe von knapp 6 Milliarden Schweizer Franken.

Auf diese Entwicklungen gibt es bereits Reaktionen. Auf Regierungsseite sorgte Frankreich mit einem Recht auf Abschalten für Aufsehen. Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden müssen den Arbeitnehmern das Recht einräumen, die Erreichbarkeit ausserhalb der regulären Arbeitszeit zu verhandeln.

Ebenso haben diverse Firmen reagiert. In der Schweiz beispielsweise ein Schwyzer Architekturbüro, das Mitarbeitenden zweimal pro Woche je drei Stunden ohne externe E-Mails und Anrufe einräumt. 

Volkswagen hat bereits 2011 für Mitarbeiter mit Diensthandy einen technischen Stopp entwickelt, sodass E-Mails erst eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn und maximal eine halbe Stunde nach Arbeitsende mobile abrufbar sind.

Wer sich nicht auf politische oder unternehmerische Richtlinien stützen kann, kriegt die E-Mail-Flut mit folgenden Massnahmen in den Griff:

 

1. Durch einen Selbstcheck verschafft man sich einen Überblick, wie oft und auf welchen Geräten man Mails checkt, welche Art von Nachrichten einen erreichen und wie schnell man sie beantwortet. 

2. Als nächstes erstellt man eine Hierarchie und entscheidet, welche Nachrichten und/oder Absender wirklich wichtig sind und welches Handling die jeweilige Priorisierung verlangt. In der Regel ist eine Minderheit der E-Mails so wichtig, dass sie sofort bearbeitet werden müssen.

3. Entsprechend der erstellten Hierarchie und definierten Prozesse markiert und beackert man die Nachrichten in der Inbox. 

4. Ebenfalls hilfreich kann das gebündelte Bearbeiten von Mails sein. Man lässt das Mail-Programm nicht wie die Mehrheit im Hintergrund laufen, sondern definiert fixe Zeitfenster, wann Nachrichten bearbeitet werden.

5. Zur Reduzierung des eigenen E-Mail-Versandes hilft die 5-Satz-Grundregel: Was nicht in fünf Sätze passt, verlangt einen Anruf oder ein persönliches Treffen mit dem Empfänger. 

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